Veilige communicatie in de zorg

Veilige communicatie in de zorg betekent dat persoonsgegevens en gezondheidsgegevens op een zorgvuldige en beveiligde manier worden uitgewisseld met de juiste persoon of zorgorganisatie. In de zorg worden iedere dag veel gegevens uitgewisseld. Met collega’s, andere zorgverleners, patiënten en cliënten. Communiceren gaat vaak snel en vanzelf. Maar bij gezondheidsgegevens wil je wel zeker weten dat de juiste informatie terechtkomt bij de juiste persoon op de juiste plek.  

Veilig communiceren in de zorg is dan ook niet een vrijblijvende keuze. Wet- en regelgeving bepalen hoe je met persoonsgegevens en gezondheidsgegevens omgaat. Het is dan ook belangrijk om zorgcommunicatie zowel organisatorisch als technisch bewust in te richten.

‍

De verschillende vormen van veilige communicatie 

Zorgverleners communiceren op veel verschillende manieren. Een e-mail naar een collega, een bericht naar een patiënt of cliënt, maar ook gegevensuitwisseling tussen verschillende zorginformatiesystemen.  

Niet iedere vorm van communiceren is geschikt in de zorg. Gewone e-mail is bijvoorbeeld niet ontworpen voor het versturen van gevoelige gezondheidsinformatie. Een bericht kan bijvoorbeeld bij de verkeerde ontvanger terechtkomen door het gebruik van een onjuist e-mailadres, of via verschillende mailservers worden doorgestuurd. Onderweg kunnen dan kopieën van het bericht ontstaan.  

Wil je gezondheidsinformatie per e-mail versturen, dan heb je daarom een veilige e-mailoplossing nodig. Een oplossing die voldoet aan de norm NEN 7516: die beschrijft de eisen voor het veilig mailen en chatten van gezondheidsinformatie.  

Andere manieren om gegevens uit te wisselen, zijn bijvoorbeeld zorginformatiesystemen zoals het Landelijk Schakelpunt (LSP) en XDS, het landelijk netwerk waarmee ziekenhuizen beelden uitwisselen. Ook portalen en persoonlijke gezondheidsomgevingen (PGO’s) worden gebruikt om informatie veilig met patiënten en cliënten te delen. Bij deze vormen van gegevensuitwisseling is geregeld wie welke informatie mag inzien en delen.

‍

Waarom is veilige communicatie in de zorg verplicht?  

Omdat zorgverleners werken met gevoelige persoonsgegevens, verplicht de wet zorgorganisaties om deze gegevens goed te beschermen en veilig uit te wisselen. Belangrijke wetten en normen zijn:  

• Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG): bepaalt hoe organisaties persoonsgegevens mogen verwerken en welke maatregelen zij moeten nemen om deze gegevens te beschermen.  

• Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO): regelt onder andere de rechten van patiënten en de omgang met het Elektronisch Patiëntendossier (EPD). 

• Besluit elektronische gegevensverwerking door zorgaanbieders (Begz): stelt eisen aan de beveiliging van elektronische gegevensverwerking en gegevensuitwisseling in de zorg. 

• NEN 7510: beschrijft eisen voor informatiebeveiliging in de zorg. 

• NEN 7512: gaat over de beveiliging van gegevensuitwisseling tussen zorgorganisaties. 

• NEN 7516: beschrijft eisen voor het veilig uitwisselen van gezondheidsinformatie via e-mail en chat.  

Deze regels en normen maken duidelijk dat veilig communiceren in de zorg niet vrijblijvend is. Zorgorganisaties moeten passende maatregelen nemen om gezondheidsgegevens te beschermen.

‍

De risico’s zonder veilige communicatie  

Een verkeerd e-mailadres aanklikken. Een verkeerde bijlage meesturen. Of ontvangers per ongeluk in de CC zetten in plaats van in de BCC. Het zijn kleine fouten, die je makkelijk een keer kunnen overkomen, maar met mogelijk grote gevolgen. Als gezondheidsgegevens bij de verkeerde persoon terechtkomen, is er mogelijk sprake van een datalek. Informatie kan zelfs beschikbaar komen voor personen die hier misbruik van willen maken. Daarmee kan de privacybescherming van een patiënt of cliënt worden geschaad.  

Ook kan een organisatie problemen krijgen als blijkt dat persoonsgegevens onvoldoende zijn beschermd. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) kan bijvoorbeeld maatregelen nemen, of een boete opleggen.  

Daarom is het niet voldoende om medewerkers te vragen goed op te letten bij het gebruik van niet-beveiligde uitwisselingsplatformen, zoals WhatsApp, of filesharingsprogramma’s. Je wilt de kans op fouten ook zo klein mogelijk maken. Het gebruik van veilige communicatiemiddelen helpt daarbij.

‍

Hoe werkt veilige communicatie in de zorg? 

Er zijn verschillende manieren om veilig te communiceren. De juiste oplossing hangt af van wat je wilt delen en met wie.  

Voor een eenmalige uitwisseling kan veilige e-mail een goede oplossing zijn. Wil je bijvoorbeeld een patiënt of een andere zorgverlener een bericht sturen met gezondheidsinformatie, dan gebruik je daarvoor een oplossing die speciaal is ingericht voor veilig mailen. Zo voldoet GERRIT Zorgmail aan de eisen van NEN 7516.  

Voor structurele gegevensuitwisseling en databeschikbaarheid zijn weer andere oplossingen mogelijk. Denk aan uitwisselplatformen zoals het LSP en XDS. Ook portalen en PGO’s kunnen worden gebruikt om informatie veilig beschikbaar te stellen aan patiënten en cliënten. Welke oplossing passend is, hangt af van wat je wilt delen en met wie. 

Welke oplossing je gebruikt, is dus niet het enige waar je naar moet kijken. Ook de afspraken binnen je organisatie zijn belangrijk. Wie mag welke gegevens delen? Wanneer gebruik je e-mail en wanneer een ander systemen? En zijn de afspraken duidelijk voor alle medewerkers?

‍

Veilig communiceren per sector  

Iedere zorgsector heeft zijn eigen manier van werken. Een huisarts communiceert anders dan een apotheek of een VVT-organisatie. Ook de systemen en partijen waarmee je gegevens uitwisselt kunnen verschillen.  

Toch komt bij iedere sector dezelfde vraag terug: hoe zorgen we dat informatie veilig op het juiste moment, bij de juiste persoon, op de juiste plek terechtkomt? 

Voor veel zorgorganisaties is veilige e-mail een belangrijk onderdeel daarvan. Met GERRIT ZorgMail kunnen zorgverleners veilig mailen met andere zorgverleners en met patiënten en cliënten. Van huisartsenpraktijk, apotheek, fysiotherapiepraktijk, GGD, GGZ, gehandicaptenzorg, tandartsenpraktijk, tot VVT-instelling. 

Voor andere vormen van gegevensuitwisseling zijn weer andere voorzieningen beschikbaar. Zo wordt het LSP gebruikt voor onder andere dossier- en medicatiegegevens.

‍

GERRIT in de praktijk

GERRIT helpt met verschillende Privacy & Security diensten zorgorganisaties om de basis te leggen voor een veilige communicatie. We ondersteunen onder andere bij informatiebeveiliging en het voldoen aan normen zoals NEN 7510.  

Zo hielp GERRIT binnen het project Close the Gap verschillende VVT-instellingen in Drenthe met het inrichten van een Information Security Management System (ISMS) en het uitvoeren van beheersmaatregelen voor informatiebeveiliging. 

Ook voert GERRIT audits uit bij zorgorganisaties. Bijvoorbeeld bij Oog en Welzijn Klinieken in Dokkum en Kijlstra Ambulancevervoer in Drachten. Met deze audits krijgen organisaties inzicht in hun informatiebeveiliging en de stappen die nodig zijn om deze op het gewenste niveau te houden.

‍

Veelgestelde vragen  

Mag ik medische gegevens gewoon per e-mail versturen?  

Dat kan, maar niet via gewone e-mail zonder passende beveiligingsmaatregelen. Bij het versturen van medische gegevens moet je ervoor zorgen dat de informatie veilig wordt verzonden en alleen bij de juiste ontvanger terechtkomt. Voor veilig e-mailen en chatten van gezondheidsinformatie zijn eisen beschreven in NEN 7516 (eerder NTA 7516). GERRIT biedt met ZorgMail een oplossing waarmee zorgverleners veilig kunnen mailen met andere zorgverleners en met patiënten en cliënten.  

Hoe kan ik veilig e-mailen in de zorg?  

Gebruik voor het versturen van gezondheidsgegevens een oplossing die hiervoor geschikt is en voldoet aan de geldende eisen voor veilige communicatie. Naast de technische oplossing is het belangrijk dat medewerkers weten wanneer en hoe zij deze gebruiken. GERRIT kan zorgorganisaties helpen met de inrichting van veilige communicatie en biedt met ZorgMail een oplossing voor veilig mailen.  

Wat is NTA 7516? 

NTA 7516 wordt omgezet naar een officiële NEN-norm en wordt dus NEN 7516. Daarom noemen we hem in dit artikel en hierna al zo. De NEN 7516 beschrijft de eisen voor het veilig uitwisselen van persoonlijke gezondheidsinformatie via e-mail en chat. De norm helpt zorgorganisaties om invulling te geven aan de eisen die vanuit de AVG gelden voor het beschermen van persoonsgegevens.  

Welke regels gelden voor veilige communicatie in de zorg?  

Voor veilige communicatie in de zorg zijn verschillende wetten en normen relevant. De AVG stelt eisen aan het beschermen van persoonsgegevens. Daarnaast zijn onder andere de WGBO, het Besluit elektronische gegevensverwerking door zorgaanbieders (Begz), NEN 7510 en NEN 7512 van belang. Voor het veilig mailen en chatten van gezondheidsinformatie is NTA 7516 relevant. GERRIT helpt zorgorganisaties om deze eisen te vertalen naar de praktijk.  

Welke oplossing voor veilige communicatie past bij mijn organisatie? 

Dat hangt af van de manier waarop je gegevens uitwisselt. Voor een eenmalige uitwisseling met een patiënt of andere zorgverlener kan veilig e-mailen een passende oplossing zijn. Voor structurele gegevensuitwisseling zijn bijvoorbeeld andere systemen of koppelingen nodig. GERRIT kijkt samen met zorgorganisaties naar wat zij nodig hebben en ondersteunt bij de inrichting van veilige gegevensuitwisseling. Met ZorgMail biedt GERRIT daarnaast ook een oplossing voor veilig e-mailen.