Waarom wetgeving alleen niet genoeg is voor veiligere gegevensuitwisseling

Sinds 1 juli 2023 is de Wet elektronische gegevensuitwisseling in de zorg (Wegiz) van kracht. Zorgaanbieders worden daarmee verplicht om bepaalde gegevens elektronisch uit te wisselen. Recepten, medicatieoverzichten en de Basisgegevensset Zorg (BgZ) mogen niet meer alleen via fax, cd-rom of papier worden uitgewisseld. 

Dat is een belangrijke stap. Toch zorgt een wettelijke verplichting niet automatisch voor een goed werkende gegevensuitwisseling. Systemen kunnen aangesloten zijn en de techniek kan klaarstaan, terwijl de uitwisseling in de praktijk toch ergens vastloopt. 

Veilige en werkende gegevensuitwisseling vraagt namelijk om meer dan wetgeving alleen. De wet bepaalt wat moet, maar niet hoe organisaties daar in de dagelijkse praktijk samen invulling aan geven. 

Wat de wet wél regelt  

De Wegiz maakt elektronische gegevensuitwisseling in de zorg verplicht. Via algemene maatregelen van bestuur wijst de minister specifieke gegevensuitwisselingen aan die voortaan elektronisch moeten verlopen. Deze staan op de Meerjarenagenda Wegiz. De wet is op 1 juli 2023 aangenomen door de Eerste Kamer en is sindsdien van kracht.  

Voorbeelden zijn het versturen van een recept van de huisarts naar de apotheek, de Basisgegevensset Zorg (BgZ) en de uitwisseling van medicatiegegevens tussen zorgverleners.  

De wet kent twee sporen. Spoor 1 verplicht dat gegevens elektronisch worden uitgewisseld. Spoor 2 stelt eisen aan de manier waarop dit gebeurt, onder andere met software die door ICT-leveranciers volgens de geldende NEN-normen is gecertificeerd.  

De wet bepaalt niet welke zorginhoudelijke gegevens precies nodig zijn. Die afspraken worden gemaakt door zorgprofessionals, patiënten en zorgverzekeraars en vastgelegd in kwaliteitsstandaarden. 

Wat de wet niet regelt 

Een wet kan vastleggen dat gegevens elektronisch moeten worden uitgewisseld. Maar daarmee zijn nog niet alle voorwaarden geregeld om dat ook goed te laten werken. 

De Wegiz regelt bijvoorbeeld niet: 

• welke informatie een zorgverlener op welk moment nodig heeft;  

• hoe organisaties met elkaar samenwerken en verantwoordelijkheden verdelen;  

• hoe verschillende ICT-systemen informatie uitwisselen en interpreteren;  

• wat er gebeurt als gegevens ontbreken, niet aankomen of niet actueel zijn;  

• wie de regie voert als er problemen ontstaan.  
  

Vooral die regie is belangrijk wanneer meerdere organisaties bij een gegevensuitwisseling betrokken zijn. De wet schrijft voor wat er moet gebeuren, maar wijst niet automatisch iemand aan die ervoor zorgt dat alle betrokken partijen samen tot werkbare afspraken komen. Wie brengt organisaties bij elkaar als de uitwisseling niet goed loopt? Wie houdt overzicht over de technische én zorginhoudelijke afspraken? En wie zorgt dat knelpunten worden opgepakt? Dat vraagt om samenwerking en regie. 

Neem het begrip medicatieoverzicht. Een verpleeghuis en een ziekenhuis kunnen dezelfde term gebruiken, maar er iets anders onder verstaan. Welke informatie hoort erbij? Hoe actueel moet die zijn? En wie zorgt ervoor dat wijzigingen worden verwerkt? 

Daar komt interoperabiliteit bij kijken. Verschillende systemen moeten niet alleen technisch met elkaar kunnen communiceren. Ook de informatie die ze uitwisselen moet voor beide partijen dezelfde betekenis hebben. En de werkprocessen moeten daarop aansluiten. 

Goede gegevensuitwisseling vraagt daarom om afspraken op verschillende niveaus: van organisatie en werkproces tot informatie en techniek. Zonder die afspraken kan een technisch goed werkende oplossing alsnog onvoldoende worden gebruikt.

Wat GERRIT ziet in de praktijk  

Het uitfaseren van de (e-)fax laat goed zien dat wetgeving en praktijk niet vanzelf op elkaar aansluiten. De overstap naar digitale alternatieven volgt uit de Wegiz en het Integraal Zorgakkoord. Zorgaanbieders hebben de fax grotendeels vervangen en voldoen daarmee aan de wettelijke richting.  

Toch bleek de overstap voor veel afdelingen lastiger dan verwacht. Per verwijzing of overdracht moesten organisaties bijvoorbeeld afspraken maken over welk kanaal wordt gebruikt, welke informatie nodig is en wat er gebeurt als een bericht niet aankomt. 

Hetzelfde zien we bij de uitrol van eOverdracht tussen ziekenhuis en verpleeghuis en bij de regionale Labviewer voor diagnostiekresultaten. De techniek staat klaar, maar de daadwerkelijke aansluiting hangt ook af van de samenwerking tussen de betrokken zorgorganisaties.  

Als organisaties elkaar niet kennen of geen duidelijke afspraken hebben gemaakt, blijft nieuwe infrastructuur onderbenut. In de praktijk ligt het dan voor de hand om terug te vallen op een oude werkwijze. 

Wetgeving is daarmee een belangrijke stap om gegevensuitwisseling in beweging te krijgen. Maar om het ook echt te laten werken, moeten organisaties elkaar kennen, vertrouwen en samen afspraken maken over de verschillende onderdelen van de uitwisseling.  

Wat is er dan wel nodig?  

Veilige en werkende gegevensuitwisseling vraagt dus meer dan het volgen van de Wegiz. Het vraagt om:  

• Zorginhoudelijke afspraken: welke gegevens worden gedeeld, wanneer zijn ze nodig en wie is verantwoordelijk voor het aanleveren ervan?  

• Technische interoperabiliteit: systemen van verschillende leveranciers en organisaties moeten gegevens met elkaar kunnen uitwisselen en deze op dezelfde manier kunnen interpreteren.  

• Vertrouwen en samenwerking: organisaties moeten elkaar kennen en duidelijke afspraken maken over de manier waarop ze gegevens met elkaar delen.  

• Regie: iemand moet overzicht houden, knelpunten signaleren en zorgorganisaties in de regio met elkaar verbinden.  

Ook landelijke afsprakenstelsels, zoals Twiin, spelen hierbij een rol. Ze helpen om gegevensuitwisseling tussen verschillende organisaties en systemen op een eenduidige manier te organiseren. 

Geen van deze onderdelen staat op zichzelf. Een technische koppeling heeft bijvoorbeeld weinig effect als niet duidelijk is welke informatie moet worden uitgewisseld. En goede afspraken werken niet als systemen die afspraken technisch niet kunnen ondersteunen. 

Daarom is regionale samenwerking zo belangrijk. Verschillende zorgorganisaties hebben met elkaar te maken, terwijl de verantwoordelijkheid voor een goede gegevensuitwisseling niet altijd bij één partij ligt. 

Veilige gegevensuitwisseling met GERRIT  

Als regionale samenwerkingsorganisatie (RSO) ondersteunt GERRIT zorgaanbieders in Noord-Nederland bij veilige en werkende gegevensuitwisseling. We helpen organisaties om wettelijke verplichtingen en landelijke afspraken te vertalen naar de praktijk.  

Dat doen we bijvoorbeeld met de XDS-infrastructuur, ondersteuning bij Wegiz-projecten en advies op het gebied van Privacy & Security. Daarmee helpen we zorgverleners om gegevens veilig en volgens de geldende standaarden uit te wisselen.  

Daarnaast brengen we zorgorganisaties in de regio met elkaar in verbinding. We delen kennis, begeleiden implementaties en signaleren knelpunten richting landelijke partijen. Zo helpen we om afspraken over inhoud, techniek en verantwoordelijkheden ook daadwerkelijk te maken.  

Wetgeving zorgt ervoor dat elektronische gegevensuitwisseling in beweging komt. Samenwerking, duidelijke afspraken en regie op uitvoering zorgen ervoor dat die uitwisseling ook in de praktijk werkt.